DOCBOX® Connector
Dokumentation

In Zusammenarbeit mit DOCBOX® ermöglicht Ihnen dieses offizielle Business Central Add-On von BIZZCORE einen einfachen Zugriff auf Ihre in Ihrer DOCBOX®-Umgebung gespeicherten Dokumente.

Der DOCBOX® Connector ist die Lösung für Business Central Kunden, die eine vollintegrierte DMS-Lösung für Business Central suchen und wertvolle Zeit sparen wollen.

Jeder Druckbericht kann für die automatische Archivierung in DOCBOX® konfiguriert werden. Eine Vorschau der verknüpften Dokumente wird direkt in Business Central angezeigt. Mit dem DOCBOX® Connector können Sie auch die Metadaten Ihrer DOCBOX® Dokumente automatisch mit den Dokumentendaten aus Business Central aktualisieren. Laden Sie Dokumente direkt aus Business Central in DOCBOX® hoch und durchsuchen Sie Ihre DOCBOX® Dokumente via Volltextsuche.

Belegintegration

Mit dem DOCBOX® Connector für Business Central werden verknüpfte DOCBOX® Dokumente in allen gebuchten und nicht gebuchten Verkaufs- und Einkaufsbelegen sowie Mahnungen angezeigt. Über eine Vorschau wird das verknüpfte Dokument zur Laufzeit aus der DOCBOX® geladen und direkt in Business Central angezeigt.

Über den in Business Central integrierten DOCBOX® Explorer können außerdem zusätzliche Dokumente verknüpft oder auch direkt hochgeladen werden. Die Belegarchivierung erfolgt automatisch auf Basis der generischen Einrichtung.

Metadaten

Je besser Sie Ihre Dokumente durch typisierte Metadaten anreichern, umso leistungsfähiger wird Ihr DMS-System.

Mit dem DOCBOX® Connector für Business Central haben Sie vielfältige Möglichkeiten sowohl eingehende Metadaten in Business Central Belege zu übernehmen als auch Metadaten nach der Buchung in der DOCBOX® zu aktualisieren. Jeder Beleg-Typ, welcher in Business Central seinen Ursprung hat (z.B. VK-Rechnungen oder andere kundenspezifische Belege) kann automatisch inkl. Metadaten in DOCBOX® archiviert werden.

In der DOCBOX® Basis-Umgebung stehen nur System-Metafelder zur Verfügung, um die ganze Bandbreite inkl. eigene Metafelder nutzen zu können, benötigen Sie das kostenpflichtige „Metadesigner“.

Volltextsuche

Das Auffinden von Dokumenten anhand von Schlagworten ist eines der zentralen Features eines Dokumenten Management Systems (DMS).

Wir haben hierfür den Standard-Schnellfilter von Business Central im DOCBOX® Explorer so leistungsstark angepasst, dass Dokumente spielend gefunden werden können. Hierbei werden die Schlagworte an die DOCBOX® API übergeben und die gefundenen Dokumente zurückgeliefert.

Durch diese leistungsstarke Integration ist ein Wechsel zwischen den Systemen nicht mehr notwendig.

Einrichtung

Um die Einrichtung zu starten, klicken Sie auf dem Dashboard im DOCBOX® Einrichtungs-Hinweisband unter dem Menü auf „Ja bitte einrichten“!

Basis URL

Die Basis URL wird vom DOCBOX® Hersteller vorgegeben, kann aber bei Bedarf auch angepasst werden. Ihre genaue Basis URL erfahren Sie von Ihrem DOCBOX® Partner.

API Basis URL

Die API Basis URL wird vom DOCBOX® Hersteller vorgegeben, kann aber bei Bedarf auch angepasst werden, zum Beispiel bei einem Versionswechsel. Ihre genaue API Basis URL erfahren Sie von Ihrem DOCBOX® Partner.

CLOUD-ID

Hier wird die individuelle Cloud-ID Ihrer DOCBOX® Umgebung eingetragen. Egal ob Sie eine On-Prem Installation benutzen oder die Software-as-a-Service (SaaS) Variante aus der Cloud. Ihre genaue Cloud-ID erfahren Sie von Ihrem DOCBOX® Partner.

Monitoring ab

Legt fest, ab welchem Datum die gebuchten Einkaufs- und Verkaufsbelege auf ihren Archivierungsstatus geprüft werden. Nicht archivierte Belege werden durch entsprechende DOCBOX®-Kacheln im Rollencenter hervorgehoben.

Lizenzierte Benutzer

Gibt die Anzahl der lizenzierten Benutzer an. Durch das Anlegen von API-SCHLÜSSEL-ZUORDNUNGEN (API-Schlüssel werden im DOCBOX® API-Modul erzeugt) werden zusätzliche Lizenzen erzeugt.

HINWEIS: Alle angezeigten Lizenzen sind kostenpflichtig, bei Fragen hierzu wenden Sie sich an ihren DOCBOX® Partner.

Lizenz gültig bis

Dieses Datum zeigt den letzten Tag der Gültigkeit Ihrer Lizenz. Bitte setzen Sie sich zur Verlängerung ca. 3 Monate vor Ablauf mit ihrem DOCBOX® Partner in Verbindung.

Eingehende Belege

Eingangsfach Verzeichnis ID

Die Auswahl der Verzeichnis-ID für das Eingangsfach, erfolgt über den DOCBOX® Explorer (Verzeichnis-Modus). Klicken Sie hierzu im Bearbeitungsmodus () auf die drei Punkte neben der ID. Hier können Sie nun Ihr gewünschtes Eingangsfach wählen. Die entsprechende Verzeichnis-ID wird bei der Auswahl mit angezeigt.

Eingangsfach Verzeichnis Name

Nach der Auswahl der Verzeichnis-ID für das Eingangsfach wird in diesem Feld der Name des Eingangsfachs angezeigt.

Archiv Verzeichnis ID

Die Auswahl der Verzeichnis-ID für das Archiv erfolgt über den DOCBOX® Explorer (Verzeichnis-Modus). Klicken Sie hierzu im Bearbeitungsmodus () auf die drei Punkte neben der ID. Hier können Sie nun Ihr gewünschtes Archiv wählen. Die entsprechende Verzeichnis-ID wird bei der Auswahl mit angezeigt.

Archiv Verzeichnis Name

Nach der Auswahl der Verzeichnis-ID für das Archiv wird in diesem Feld der Name des Archivs angezeigt.

Ausgehende Belege

Die Neuanlage und die Bearbeitung von ausgehenden Belegen wird im Abschnitt „Druckbeleg Einrichtung“ beschrieben.

Berichts-ID

Bei der Berichts-ID handelt es sich um die Objekt-ID des Berichtes in BC, welcher für die Archivierung in die DOCBOX® konfiguriert werden soll.

Berichtsname

Anzeige des benutzerfreundlichen Berichts-Namen zur gewählten ID.

Dateiname

Der Dateiname für die ausgehenden Belege als PDF kann frei aus Freitext und %Metafeldern% aus der DOCBOX® definiert werden. Die Endung „.pdf“ wird hierbei automatisch angehangen und muss somit nicht mit eingegeben werden.

Wie neue Metafelder in der DOCBOX® angelegt werden können wird im DOCBOX® Handbuch (https://wiki.docbox.eu) beschrieben.

HINWEIS: Um eigene Metafelder nutzen zu können, benötigen Sie das kostenpflichtige DOCBOX® Modul „Metadesigner“. Wenden Sie sich hierfür an Ihren DOCBOX® Partner.

Archiv-Verzeichnis ID

Hier wird die Verzeichnis-ID des konfigurierten Archiv-Verzeichnisses innerhalb der DOCBOX® für den jeweiligen ausgehenden Beleg angezeigt.

Archiv-Verzeichnis Name

Hier wird der Verzeichnis-Name des konfigurierten Archiv-Verzeichnisses innerhalb der DOCBOX® für den jeweiligen ausgehenden Beleg angezeigt.